暗号化されたファイルを社内のユーザーに送信する際、暗号化や復号化を手動で行う必要はありません。適切な鍵がある受信者は、ファイルの内容を読むことができます。
社外のユーザーにメールを送信する際は、SafeGuard Enterprise にある Microsoft Outlook のアドインを使用すると、メールの添付ファイルを簡単に暗号化できます。1つまたは複数のファイルを添付してメールを送信する場合、添付ファイルの送信方法を選択するダイアログが表示されます。表示されるオプションは、メールに添付したファイルの暗号化の状態に依存します。
注: 連絡先 (.vcf) またはメール (.msg) など、埋め込まれた項目を添付ファイルとして送信する際、暗号化を促すダイアログは表示されません。暗号化されずに送信されます。
- パスワード保護する
組織外のユーザーに機密ファイルを送信する場合は、このオプションを選択します。
パスワードを設定後、「送信」をクリックすると、ファイルは暗号化され、HTML ファイルとして保存されます。複数のファイルを一度にパスワード保護すると、各ファイルは同じパスワードで個別に暗号化されます。既に暗号化されているファイルは、まず自動的に復号化され、その後パスワード保護されます。
受信者は、パスワードの通知を受けるとファイルを Web ブラウザで開くことができます。パスワードは、推測されにくいものを選び、添付ファイルと同じメールで送信しないことを推奨します。パスワードは、電話やその他の方法で受信者に通知することを推奨します。
受信者は、次のいずれかのブラウザを使用して、パスワード保護された添付ファイルを開くことができます。
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Microsoft Internet Explorer 11
- Microsoft Edge
受信者は、ファイルを編集後、同じパスワードまたは新しいパスワードを使用して返信できます。さらに、別のファイルをパスワード保護することもできます。操作は、ブラウザのウィザードの指示に従って実行します。詳細は、ソフォスのサポートデータベースの文章 124440 を参照してください。
ファイルを手動でパスワード保護することもできます。詳細は、ファイルのパスワード保護を参照してください。
- パスワード保護しない
このオプションは、メールの添付ファイルに機密データが含まれていない場合のみに選択することを推奨します。メールの添付ファイルをパスワード保護せずに送信した場合、ログに記録され、セキュリティ担当者によって監視されることがあります。
- 送信する添付ファイルは変更されていません
パスワード保護できない添付ファイルがメールに含まれている場合、変更なしで送信するか、メールから削除します。次のいずれかの理由でパスワード保護できないファイルの一覧がダイアログに表示されます。
- ファイルは既にパスワード保護されています。ファイルを復号化してから新しいパスワードで保護するか、または、変更なしでファイルを送信後、該当するパスワードを受信者に通知します。
- ファイルは、現在、鍵リングにない鍵で暗号化されています。セキュリティに問題があるか、またはファイルの暗号化に使用された鍵を所有していないため、鍵が一時的に無効になることがあります。この場合は、セキュリティ担当者までお問い合わせください。
社外と社内のユーザーに同時にメールを送信する場合、社外のドメインのみに送信されたものとして処理されます。
Outlook 2019 / 2016の設定確認と変更方法をご紹介します。
2 | 受信トレイが開いたら、「ファイル」をクリックします。 |
3 | 「アカウント設定」内の「アカウント設定」をクリックします。 |
4 | 対象アカウントを選択して「修復」をクリックします。 |
5 | 「詳細オプション」から「自分で自分のアカウントを手動で修復」にチェックを付けます。 「修復」をクリックします。 |
ご注意
①下図が出る場合、「自分で電子メールや〜」にチェックを付けて、「次へ」をクリックします。
従来の「POPとIMAPのアカウント設定」画面が開きますので、サーバー+ポート設定を進めてください。
②ほかの画面が出る場合、「×」で閉じて、手順4の画面に戻り「変更」をクリックします。
従来の「POPとIMAPのアカウント設定」画面が開きますので、サーバー+ポート設定を進めてください。
6 | サーバー+ポートの設定内容が確認できます。 必要に応じて設定変更して「修復」をクリックします。 |
▼受信ポートは「995」にします。「このサーバーでは暗号化された接続(SSL/TLS)が必要」はオンにします。 |
7 | アカウントの修復が完了しました。 引き続き、必要に応じてアカウント変更設定を行います。 |
8 | 対象アカウントを選択して、「変更」をクリックします。 |
9 | サーバー情報+ポート番号の設定を必要に応じて変更して、「次へ」をクリックします。 |
・自分の名前(メール差出人名)が、メールアドレスになっている |
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